【科讯】华天动力OA系统会议管理，高效开好年终会

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说到会议，几乎所有的身体都头疼，会议很多，花的时间太多了。 会议前没有准备好，效率差的会议没有及时通知，人员总是参差不齐的会议的一些决议总是不能很好地执行，但会议又不能使用。 因为会议是公司制定各项政策、决定重要事项、总结交流经验的重要实务方法。 而且，随着公司的迅速发展，需要信息表现和协调的事件很多，会议不仅没有减少，而且在增加。 特别是现在临近年末，各家都在准备年终会。 如何使年终会成功，使会议简单、简单、高效，成为各公司的强烈需求。 华天动力协同oa系统深入了解公司会议全过程，融合大数据、云计算、ai等新兴技术，实现会议过程闭环，会议前、会议中、会议后比较有效地管理，使会议不再头疼

一、会前:确定分工，重视细节

会议前准备工作是否充分是决策会议成功与否的重要环节。 为避免会前准备严密、先进、失误，华天动力协同oa系统将会议流程细分，实现在线闭环，采用项目管理思路，将分工、责任确定于人。

1 .进程迅速开始会议

华天动力协同oa系统用过程规范会议的批准过程。 在系统中申请会议时，必须填写会议时间、地点、参加者、会议主题等新闻，审查后立即同步通知参加者。 然后，通过这个过程明确为什么开会，什么时候在哪里开会，讨论什么样的复印件。

接到会议通知后，员工可以根据各自的分工，在会议周围开始工作。 值得注意的是，会议开始后，需要参加的日程记录会自动添加到与会议相关的员工日程中，以免忘记。

2 .许多人合并，使工作更有效率

如果是大规模的会议，难免会邀请一些领域的上下游伙伴。 这时，员工可以通过华天动力协同oa系统会议公布，公布在oa门户网站、官网、微信公共平台等，可以打开注册渠道，收集参加合作伙伴的消息、诉求。

为了帮助公司进行这两项事业，华天动力协同oa系统通过与wps的深度融合，全面改善顾客在线办公文件的应用和体验。 然后，通过登录通道，实现数据共享，允许客户根据登录新闻自动收集客户的预约、预约、接送的申诉，消除人工收集遗漏。 另外，华天动力协同oa系统通过手机套餐、演艺龙等第三方商务平台，使员工能够迅速完成机票、车票和住宿的预约。

3 .智能排座防止重复泄漏

大会议需要给参加者排座位，人工排座位容易漏。 因此，华天动力协同oa系统通过建模实现了在线智能排座。 会议室、会场的座位布局可以显示在系统上，员工根据需要迅速配置座位，防止重复、遗漏。

二、会中:做好服务，考虑周到

从签名开始，进入会议中的阶段。 这个阶段最重要的工作是做服务。 华天动力协同oa系统利用智能技术，大幅度提高会议的服务质量，为参加者节约时间。

1 .迅速签字不需要时间

为了便于签名，华天动力协同oa系统支持二维码扫码签名，向参加者告别等待签名的麻烦。 oa系统可以生成固定的动态二维码，参加者只需扫描二维码，系统就可以生成签名记录。 另外，华天动力协同oa系统也支持定位签名，根据wifi和范围定位参加者的位置，明确出席情况，达到签名的目的。

2 .迅速收集会议文件

照片、录音和录像是宝贵的资料，也是推广、传达会议精神等工作的重要素材。 这是为了在会议中进行收集、入住的工作，使参加者容易获得资料，为后续工作奠定基础。

华天动力协同oa系统融合云计算，具有公司级屏幕功能，支持客户进入会议相关记录，包括参加者发言记录、会议录音、照片、视频等。 还支持员工相关会议，便于查找相关情况。

三、会议后:执行，任务落地

成功的会议不仅是充分的会前准备、周到的会议中服务，更重要的是在优质的会议后执行。 华天动力协同oa系统将任务管理纳入会议管理，实现会议执行情况的跟进，确保会议要求和精神得到比较有效的执行，业务得到执行。

会议结束后，会议纪要人员可以根据会议收集整理的各种资料，迅速填写会议纪要，并给予领导批准。 批准通过后，华天动力协同oa系统可以将会议纪要转换为通知，或传阅给相应人员学习。 对于要处理的工作复印件，也可以通过会议记录界面直接转换为任务，分配人员和工作复印件，比较有效地执行会议要求和精神，使工作得以执行。

四、支持视频会议的员工不需要往来

公司可能需要举行视频会议，怎么办？ 别着急，有办法。 华天动力协同oa系统的会议管理可以与现在常用的视频会议系统集成，公司在会议开始时只需要通过oa系统直接进入视频会议系统就可以开会，员工不需要往来，不仅节约了时间

会议前有准备，会议中有记录，会议后有执行，华天动力协同oa系统通过会议全过程管理，公司简化会议管理形式，落实会议精神、决定事项，公司会议多，无线索，难以执行的问题